De nos jours, les entreprises sont à la recherche constante de nouveaux modes d’organisation rendant l’environnement de travail agréable pour tous. Parmi les tendances dans le domaine, le flex office gagne de plus en plus de place comme mode de travail moderne. Il répond aux attentes des collaborateurs qui sont à la recherche de plus de bien-être au travail et de productivité.
Mais, pour tirer profit de cette nouvelle organisation du travail, l’étape de la mise en place est cruciale. Voici quelques principes à respecter pour la conception de flex office en entreprise.
Adaptez-vous aux nouvelles organisations du travail
Pour que le projet de flex office soit une réussite, il est important de l’adapter aux autres modes de travail. Le véritable enjeu est de réussir à associer le flex office au télétravail, au coworking ou encore au nomadisme digital. Il est dès lors nécessaire de ne pas perdre de vue l’objectif du flex office qui est d’améliorer la qualité de vie au travail, d’augmenter le taux d’occupation et de mieux gérer le travail en entreprise et le télétravail.
Il est également important de ne pas négliger l’organisation du flex office en fixant des règles bien strictes et en établissant un planning à suivre par tous. Une responsabilisation des équipes, un accompagnement à distance sont tout aussi déterminants pour l’aménagement du flex office. Enfin, vous devez tout mettre en œuvre pour éviter l’isolement en prévoyant des rencontres.
Faites appel à des professionnels de l’aménagement de bureau
Le flex office est avant tout une méthode de travail moderne et positive. Pour ce faire, il est essentiel de vous entourer de professionnels capables de vous aider à identifier les clés pour la réussite de votre projet. Différents experts interviendront ainsi pour vous permettre de créer un environnement de travail flexible qui répond parfaitement aux besoins de chacun.
Pour un tel aménagement de bureau, vous aurez besoin d’architecte, d’un spécialiste en qualité de vie au travail, d’un space planner etc. Ces différents professionnels s’assureront que rien n’est négligé pour garantir un environnement de travail sain et agréable. Il sera entre autres question de veiller à la prise en compte des besoins des collaborateurs (choix de mobilier de bureau à Genève, sources de confort, etc.).
Avec les professionnels, vous ne risquez pas de manquer à vos obligations légales (code du travail, normes de sécurité). De même, vous faire aider pour votre projet de flex office vous permettra de garantir un équilibre entre les différentes zones de travail et d’assurer une optimisation du taux d’occupation des différents espaces de travail.
Optez pour différents espaces de travail au sein de l’entreprise
Il est vrai qu’avec le flex office, vous ne bénéficiez plus de bureaux attitrés. Mais, ce n’est pas pour autant qu’un désordre doit exister ; différents espaces de travail seront mis à disposition des salariés. L’idée d’un tel aménagement est de pouvoir répondre à tous les besoins pour plus de productivité.
Pour ce faire, vous devez prévoir des zones de travail individuel qui peuvent être des bureaux fermés ou des box. Il faudra également des espaces collaboratifs pour les réunions ou le travail en équipe. N’oubliez pas les espaces de détentes et les zones informelles de travail pour que les collaborateurs soient à leur aise.
Toutefois, il est primordial de créer une cohérence entre les différents espaces de travail. Vous devez proposer diverses ambiances afin de donner du caractère à chaque espace. Utilisez différentes couleurs ou des cloisons pour démarquer les espaces. Assurez-vous qu’il est facile de comprendre l’usage de chaque espace grâce à son aménagement.
Prévoyez tout l’équipement nécessaire pour le flex office
Avec le flex office, les collaborateurs ne disposent plus de bureaux attitrés. Il faudra alors envisager différentes solutions pour que les collaborateurs ne manquent de rien. Vous devez :
- Créer des espaces de rangement individuels ;
- Mettre à disposition des outils partagés ;
- Prévoir du mobilier modulable et évolutif, etc.
N’hésitez pas à investir dans des technologies pour assurer la mobilité comme les services cloud, les ordinateurs portables, etc. Tout doit être mis en œuvre pour que chacun puisse choisir un mobilier de bureau adapté à son humeur et à ses tâches. Dans tous les cas, impliquez les équipes dès le début du projet de flex office. Cela vous permettra d’identifier dès le départ les éventuels problèmes qui peuvent survenir.
Pour conclure, le flex office constitue un mode de travail très en vogue depuis un moment. Il apporte plus de dynamisme et permet de tuer l’ennui et la routine.